Tietosuojaseloste LAK Real Estate Oy – Asiakas- ja markkinointirekisteri

23.5.2018

Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja LAK Real Estate Oy:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä verkkosivuston käyttäjille.

  1. Rekisterinpitäjä

Kiitos kiinnostuksestasi toimitilojamme ja palveluitamme kohtaan. Palvelun toteuttamiseksi tarvitsemme muutamia tietoja yrityksestäsi sekä yrityksesi yhteyshenkilöistä. Käsittelemme näitä tietoja kuin omiamme: haluamme olla luottamuksesi arvoisia.

Tässä tietosuojaselosteessa pyrimme kertomaan mahdollisimman avoimesti ja läpinäkyvästi, miten käsittelemme tietojasi. Tutustu rauhassa ja ole rohkeasti yhteydessä, jos sinulla herää jotain kysyttävää.

Yhteystiedot:

LAK Real Estate Oy (2852087-6)
Rahtitie 3, 01530 VANTAA
Jari Harapainen
(jäljempänä ”me”)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Heli Eräkorpi
lak@lak.fi

  1. Rekisteröidyt

Asiakkaat (yhteyshenkilöt)
Potentiaaliset asiakkaat
Verkkosivuston käyttäjät

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely tarkoituksena on

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen
  • sopimus- ja muiden lupaustamme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
  • asiakassuhteemme hoitaminen
  • tapahtumien järjestäminen
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi
  • sähköinen suoramarkkinointi ja
  • mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa

Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää ja kulutustottumuksia. Käytämme näitä tietoja esim. markkinoinnin kohdentamisessa ja palveluidemme kehittämisessä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteydenperusteella, sopimuksen täytäntöönpaneminen ja suostumus.

  1. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Tiedot Asiakas Potentiaalinen asiakas / verkkosivuston käyttäjä Käyttötarkoitus
Nimi* x x Yksilöinti / yhteydenpito
Puhelinnumero* x x Yhteydenpito
Sähköpostiosoite* x x Yhteydenpito
Työnantaja / yritys* x x Asiakassuhteen

hoitaminen / viestinnän kohdentaminen

Rooli / titteli x x Asiakassuhteen

hoitaminen / viestien kohdentaminen

 Lisäksi

  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
  • tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten ruoka-ainerajoitteet
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot, kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, asiakkuuden perusteella muodostettu käyttäjäprofiili, puhelutallenteet, asiakkaan/rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi hoitaa vuokranantajan velvoitteita, toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

  1. Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Poistamme rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

  1. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: lak@lak.fi.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).

  1. Säännönmukaiset tiedonlähteet

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan suostumuksella häneltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

  1. Tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta LAK Real Estate Oy:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksi antaman kolmannen osapuolen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Tiedot eivät siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön.

Henkilötietoja voi puolestamme käsitellä lukuumme toimiva kolmas taho tehdessämme markkinointikampanjoita. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä myös muita lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

  1. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Milloin mahdollista, olemme valinneet tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset. Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tietosi olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon. Tässä tilanteessa tietosuojasi on varmistettu, koska olemme varmistaneet, että palvelutarjoajamme ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi:

Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.

Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.

Rekisteri sijaitsee tietokoneessa, joka on sijoitettu konesaliin palvelimelle, jonne pääsy asiattomilta on estetty.

Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

  1. Evästeet

Evästeet ovat tekstitiedostoja, joita selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä hyödynnetään, kun käyttäjän tietoja halutaan tallentaa tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle. Voit lukea lisää aiheesta muun muassa Viestintäviraston sivuilta.

Sivuston käytön analysoinnissa käytetään Google Analytics -palvelua. Tätä työkalua hyödynnetään muun muassa sivuston liikenteen seuraamiseen.

Käytämme myös linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen sivustoihin sekä sosiaalisia laajennuksia kuten LinkedIn yhteisöliitännäisiä. Kolmannen osapuolen liitännäiset latautuvat heidän omilta palvelimiltaan, jolloin heillä saattaa olla käytössään omia evästeitä. Näihin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen käyttöehtoja. Hyödymme evästeitä myös mainonnan apuvälineenä.