Sähköisten viestintäpalveluiden rekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

LAK Real Estate Oy (2852087-6)
Rahtitie 3
01530 VANTAA
0400 694 365
heli.erakorpi@lak.fi
(jäljempänä ”me”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Heli Eräkorpi
lak@lak.fi

3. Rekisterin nimi

VIESTINTÄPALVELUREKISTERI

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa henkilökuntamme sekä mahdollisten alihankkijoidemme ja toimeksiantojen suorittajien sähköisten viestintäpalveluiden käyttö sekä vikatilanteiden selvittäminen.

Sähköisillä viestintäpalveluilla tarkoitetaan tässä tietosuojaselosteessa internet-yhteyden ylitse toteutettavan kahden tai useamman osapuolen välisen viestinnän tai yhteistyön mahdollistavia ohjelmia ja ohjelmistoalustoja, jollaisiksi luetaan esimerkiksi sähköpostiohjelmistot ja -palvelimet, erilaiset pikaviestimet sekä internetpuhelut, sähköiset yhteistyö- ja tiimityökalut, jne.

Yllä kuvatun henkilötietojen käsittelyn perusteena on ensisijaisesti oikeutettu etumme, jonka perusteella sähköisten viestintäpalveluiden toiminnan vaatimia tietoja käsitellään yllä kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Oikeutettu etu tarkoittaa tässä tapauksessa oikeutettua etuamme käyttää liiketoimintamme järjestämisen kannalta välttämättömiä työkaluja viestinnän toteuttamiseksi sekä työntekijöidemme ja muiden lukuumme työskentelevien työnteon järjestämiseksi. Lisäksi oikeutettu etumme tarkoittaa oikeutta dokumentoida liiketoimintaamme liittyvää viestintää liiketoiminnan analysoimiseksi, toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi ja erilaisten lakisääteisten tai sopimuksellisten raportointi- ja osoitusvelvollisuuksien toteuttamiseksi.

5. Mitä tietoja käsittelemme ja mistä saamme tietoja?

Sähköisiä viestintäpalveluja toimitettaessa käsitellään viestintään osaa ottavien kahden tai useamman osapuolen, ts. viestinnän lähettäjien ja vastaanottajien, henkilötietoja. Viestintään osaa ottavat tahot voivat olla työntekijöitämme, alihankkijoitamme tai toimeksiantojemme toteuttajia, nykyisiä tai potentiaalisia asiakkaitamme sekä yhteistyökumppaneitamme.

Näiden ryhmien osalta käsiteltäviä henkilötietoja ovat kaikki viestinnän välittämiseen, sisältöön sekä tekniseen toteutukseen liittyvät tiedot, joita ovat: lähettäjän (lähettäjien) ja vastaanottajan (vastaanottajien) etu- ja sukunimi tai nimimerkki, sähköpostiosoite, fyysinen työosoite/toimipiste, rooli tai asema organisaatiossa, käyttäjätunnus ja salasana, selailu- ja hakutiedot, käyttöoikeustiedot, IP-osoite, sessio-ID, reititystiedot, MAC-osoite, laite-ID sekä aikaleima- ja tunnistetiedot.

Viestin sisältö sekä sen mahdolliset liitetiedostot (olipa tämä sitten tekstiä, kuvia, ääntä, videota tai muuta sähköistä viestintää) kuuluvat pääsääntöisesti viestinnän suojan piiriin eikä niitä käsitellä muuta kuin lain mahdollistamissa poikkeustapauksissa.

Henkilötietoja saadaan säännönmukaisesti sähköisistä viestipalveluista itsestään seuraamalla rekisteröityjen viestintää automatisoidusti sekä rekisteröidyiltä itseltään palveluihin rekisteröitymisen ja niiden käytön aikana.

Rekisterinpitäjän kotisivuilla on käytössä kolmannen osapuolen sivustoanalytiikka- ja markkinointijärjestelmä (Google Analytics). Järjestelmä kerää kävijöistä evästeiden avulla tietoa, jota ei kuitenkaan käytetä yksittäisten käyttäjien tunnistamiseen, vaan kotisivujen ja palveluiden kehittämiseen. Google Analytics välittää ja säilyttää tiedot omalla palvelimellaan.

6. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Sähköisten viestintäpalveluiden toiminnasta kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman nimenomaista etukäteistä suostumustasi muissa kuin tilanteissa, joissa viranomaisella tai muulla taholla on kansalliseen tai EU-tasoiseen lakiin, asetukseen tai muuhun pakottavaan säädökseen perustuva oikeus vaatia rekisteröityjen henkilötietoja ja niiden käsittelyä koskevia tietoja tarkasteltavakseen. Näissä tapauksessa tietoja luovutetaan vain siinä määrin ja laajuudessa kuin on välttämätöntä kyseisen säädöksen nojalla.

Tämän tietosuojaselosteen mukaisen tietojenkäsittelyn toteuttamiseksi voimme käyttää alihankkijoita, jotka avustavat sähköisten viestintäpalvelujen tarjoamisessa sekä siihen liittyvässä tietojenkäsittelyssä. Mahdollisesta alihankintaketjusta huolimatta olemme kaikkina ajankohtina tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä ja vastaamme alihankkijoidensa toimista kuin omistamme. Varmistamme alihankkijoiden kanssa tehtävin tietojenkäsittelysopimuksin näiden tahojen sitoutumisen henkilötietojesi suojaamiseen tässä selosteessa kuvatulla tavalla.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU- ja ETA-alueen ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin ja/tai kuuluu Privacy Shield -suojajärjestelmän piiriin.

7. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään säilytämme niitä?

Henkilötietoja säilytetään sähköisiin viestintäpalveluihin liittyvissä tietojärjestelmissämme niin pitkään kuin niiden tietosisällöstä on hyötyä kyseisen palvelun käyttämiseksi tai käytön seuraamiseksi ja dokumentoimiseksi. Käytännössä tietoja säilytetään normaalien alihankkijoiden kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti viestintäpalvelun luonne huomioiden.

Kun henkilötietojen käyttö yllä kuvattuihin tarkoituksiin ei ole enää mahdollista niiden säilytysajan kuluttua umpeen, tiedot poistetaan sähköisistä viestintäpalveluista ja niiden tietojärjestelmistä automaattisesti. Joitain tietoja saattaa tallentua sähköisistä viestintäpalveluista tehtäviin varmuuskopioihimme, jotka hävitetään säännöllisesti varmuuskopiointiaikataulun mukaisesti.

Sähköisten viestintäpalveluiden tietoturva on teknisesti ja hallinnollisesti järjestetty alan parhaiden käytänteiden ja toimintatapojen mukaisesti. Viestintäjärjestelmien palvelinlaitteita suojataan sekä ohjelmallisesti että fyysisesti palomuureilla, tietoturvaohjelmistoilla, kovennuksilla, salasanoilla ja käytönvalvonnalla. Konesalit, joissa palvelimet fyysisesti sijaitsevat, on lukittu ja niissä on käytössä kulunvalvonta.

8. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen tai lain vastaisen tiedon oikaisua ja poistamista.

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

9. Keneen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 28.8.2019.